Actualités

10 idées reçues sur VITAM, passées au crible de la team des experts INOP’S : Akompano, Klee Group, Locarchives, Olkoa, Serda, Smile et Xdemat
Actu

Publications

[ 04/09/2019 ]

10 idées reçues sur VITAM, passées au crible de la team des experts INOP’S : Akompano, Klee Group, Locarchives, Olkoa, Serda, Smile et Xdemat

VITAM : cette solution d'archivage électronique open source vous intéresse ?

Les experts de la team INOP'S reviennent sur quelques idées reçues.

Et si vous avez un projet de SAE, n'hésitez pas à venir assister à notre Matinale VITAM du 26 Septembre, de 9h à 12h, chez INOP'S, à Paris dans le 17ème.

Idée reçue #1 : VITAM est une solution d’archivage électronique réservée au secteur public

Non.

Il est vrai que le programme VITAM a été initié par les trois ministères chargés de l’archivage définitif des archives de l’État (le ministère des Affaires étrangères, le ministère de la Culture et de la Communication, le ministère de la Défense), qu’il est supervisé par la DINSIC, et qu’il a été prioritairement conçue pour offrir à tous les   acteurs du service public une solution d’archivage de forte volumétrie.

Mais c’est un logiciel libre, et il est à disposition de tous. C’est un nouveau « bien commun » initialisé par le Service Public à l’ensemble des entreprises et organisations privées qui doivent gérer de forts volumes d’archives avec un fort besoin de sécurité comme des établissements financiers et assurances ou encore des industries.  Il permet ainsi d’apporter une garantie de pérennité, d’optimisation des coûts, d’ouverture à une expertise au travers des groupes utilisateurs, … qui sont de véritables atouts par rapport à l’offre du marché.

Idée reçue #2 : VITAM est réservé aux très grandes organisations

Oui et non, dans le sens où VITAM est une plateforme qui permet des approches mutualisées.

Compte-tenu de l’architecture et de l’infrastructure technique à mettre en place, l’outil s’adresse en effet prioritairement aux grandes organisations ou à des services mutualisés. La mutualisation peut s’opérer entre structures de l’état, GIE de grandes organisations (finance, industrie, santé, …) ou via des tiers archiveurs qui vont mutualiser une instance de la solution pour un ensemble de clients.

Indépendamment de VITAM, un SAE nécessite une organisation robuste et de respecter le cadre de conformité, notamment les certifications. Un SAE nécessite également un niveau d’infrastructure de bon niveau qui peut être mutualisé avec d’autres SI.

Idée reçue #3 : VITAM ne permet pas de construire un système hybride (numérique + papier)

VITAM, comme le SEDA V2.1, traite des unités archivistiques. Bien que le système soit conçu comme un SAE, il est possible de gérer et traiter des documents physiques afin de construire un système hybride, basée sur des offres de stockage numérique (ISO 27001, SIAF, 42-013, …), et physique (SIAF 40-350, …)

VITAM est clairement un cœur de gestion des métadonnées. Les processus logistiques d’archivage physique (gestion de salle, gestion d’ordres logistiques, picking, livraison, …) ne sont pas couverts par le socle VITAM. Cependant une agrégation hybride VITAM associée à une solution de gestion physique ou interfacée avec un tiers archiveur est possible.

Idée reçue #4 : VITAM est une solution clefs en main

Oui et non.

Non parce que VITAM est une boîte à outils, un ensemble d’API qui permettent à chacun de construire son système. Il n’y a rien à développer en termes de services archivistiques, mais il y a tout à développer en termes de front office.

… mais oui parce qu’il existe aujourd’hui sur le marché des solutions de front office clés-en-main, comme par exemple la solution D-Lab de notre partenaire Locarchives vendue en mode Saas.

La décomposition des produits en sous-systèmes indépendants permet également d’envisager un couplage entre les solutions de gestion documentaire existantes (GED, …), ou directement depuis une application métier comme Front Office, et VITAM comme Back-office pour la conservation, … Par exemple, il est opportun d’utiliser les fonctions de gestion de cycle de vie et de pérennité de VITAM en tant que socle standardé pour la démarche RM d’une organisation.

Idée reçue #5 : VITAM est très complexe à installer et demande une infrastructure très coûteuse

Oui, plutôt complexe que compliqué !

Cette complexité rend l’installation  plus coûteuse dès lors que l’installation on-premise n’est pas mutualisée. En revanche, d’autres sont plus optimales, comme une installation en Tiers-hébergement, une mutualisation avec des partenaires, où encore une utilisation via un tiers-archiveur. Le choix du mode d’exploitation de VITAM est donc stratégique.

Idée reçue #6 : VITAM peut être utilisé comme une GED ou un coffre-fort

Non, même si VITAM est un Système d’Archivage en capacité de couvrir l’ensemble des besoins d’archivage sur le périmètre complet du cycle de vie (courant, intermédiaire et définitif), VITAM n’est pas un progiciel qui vise à adresser des besoins métiers directement, comme peut le faire une GED. VITAM gère principalement des processus archivistiques. La gestion de dossiers inhérente au modèle SEDA peut se rapprocher de fonctions GED évoluées, notamment dans la gestion des contraintes du RGPD

VITAM peut être utilisé en simple coffre mais cela créé une dépendance avec le système en amont qui aura probablement un cycle de vie logiciel plus court. Il convient de verser les métadonnées qui permettrons de gérer les documents au-delà de la durée de vie du système producteur. Si ce principe d’OAIS est respecté, les archives seront nativement interopérables, même si VITAM devenait obsolète.

Idée reçue #7 : VITAM nécessite des compétences expertes

Oui,

VITAM nécessite des nouvelles compétences.

Cela passe par la requalification de ressources internes, et l’addition de ressources complémentaire. C’est un point important à budgeter sur le long-terme lors de la présentation du scénario VITAM à la Direction Générale de votre organisation. L’exploitation de VITAM doit s’appuyer sur une double compétence archivistique et informatique, gage de réussite de votre projet

Idée reçue #8 : VITAM permet d’être conforme à la norme NF Z 42-013

Oui et Non.

VITAM a été conçu pour pouvoir répondre aux exigences de la norme NF Z 42-013, mais il ne couvre que les aspects fonctionnels et techniques, soit 60% du spectre de la norme. Sur ces aspects, la documentation de VITAM est très complète et particulièrement bien formalisée.

Le reste répond à des exigences techniques qui ne dépendent pas de l’outil choisi, comme la conformité des salles informatiques, les qualifications des archivistes, ou bien la politique d’audit de l’organisation.

A noter que dans le cadre de la sphère publique, une implémentation VITAM peut être homologuée.

Idée reçue #9 : VITAM est une forme de blockchain

Oui et non.

Oui techniquement : les mécanismes de journalisation de VITAM consistent à créer des blocks de transaction, de les sécuriser avec des arbres de Merkle et de les chaîner. Littéralement il s’agit d’une chaine de journaux, ou block-chain.

Non : à la différence d’une block-chain publique de type Bitcoin ou Ethéréum, les blocks et la responsabilité de sécurisation sont centralisés. Mais une sécurisation distribuée sur une communauté pourrait s’envisager.

Idée reçue #10 : pour implémenter VITAM, il vaut mieux s’appuyer sur des experts de VITAM

Oui, c’est pour cela qu’INOP’S a créé une team composée d’experts de la solution VITAM, avec des expertises complémentaires : des cabinets de conseil et d’AMOA (Akompano, Olkoa, Serda, Xdemat) et des intégrateurs (Klee Group, Locarchives, Smile).

Pour en savoir plus sur notre matinale VITAM du 26 septembre à Paris, c'est ici.

Nous sommes positionnés sur la globalité des grands
Enjeux de transformation digitale de nos clients.

Voir toutes
nos expertises

+ 30 000 Experts
Indépendants du numérique

DÉCOUVREZ LA
PLATEFORME XXE